ISO-standarder är en samling internationella standarder för ledningssystem. Inom alla ISO-standarder finns det vissa krav på dokumentstyrning som organisationer måste följa. Dessa krav är utformade för att säkerställa att dokumentationen inom organisationen är korrekt, uppdaterad och tillgänglig för de som behöver den.

Grundläggande krav på dokumenthantering och dokumentstyrning

Dokumenterad information

Alla ISO-standarder kräver att organisationen identifierar och skapar nödvändig dokumentation för att stödja sitt ledningssystem. Detta kan inkludera policyer, procedurer, instruktioner, ritningar, specifikationer och andra typer av dokument.

Dokumentkontrollprocess

Organisationen måste etablera och upprätthålla en dokumentkontrollprocess för att säkerställa att dokumentationen är korrekt och aktuell. Detta kan innefatta att fastställa ansvar och befogenheter för att godkänna, granska och uppdatera dokument.

Versionshantering

Det är viktigt att organisationen har en metod för att hantera olika versioner av dokument. Det kan innebära att tilldela versioner, datum och revisioner till dokument och se till att endast den senaste versionen är tillgänglig för användning.

Ändringskontroll

Organisationen bör ha en ändringskontrollprocess för att hantera ändringar i dokument. Detta kan inkludera att dokumentera ändringar, informera berörda parter och se till att de nödvändiga granskningarna och godkännandena utförs innan ändringarna implementeras.

Åtkomst och spridning

Alla ISO-standarder kräver att dokumentationen är tillgänglig för de som behöver den och att den sprids på ett kontrollerat sätt. Det kan innefatta att fastställa behörigheter för att få tillgång till och distribuera dokument, och se till att de är lättillgängliga på relevanta platser inom organisationen.

Arkivering och bevarande

Organisationen måste också ha en process för att arkivera och bevara dokument för att säkerställa deras tillgänglighet och integritet över tiden. Det kan innebära att fastställa lagringskrav, använda lämpliga tekniker för att skydda dokumenten och se till att de kan återställas vid behov.

Sammanfattning

Genom att följa dessa krav på dokumentstyrning kan organisationer upprätthålla en korrekt och uppdaterad dokumentation inom sitt kvalitetsledningssystem, vilket bidrar till att säkerställa att de når sina kvalitetsmål och levererar produkter och tjänster av hög kvalitet till sina kunder.