I ett kvalitetsledningssystem — liksom i miljö- och arbetsmiljöledningssystem — följer dokumentationen en hierarkisk struktur för att organisera och hantera olika typer av dokument. Här förklarar vi de olika nivåerna och hur de hänger ihop.
De sex nivåerna
- Policy och manual — det övergripande styrande dokumentet. Kvalitetspolicyn fastställer organisationens engagemang för kvalitet; manualen beskriver hur systemet är strukturerat.
- Processer (riktlinjer) — detaljerade instruktioner för specifika steg och aktiviteter: inköp, produktionskontroll, internrevision, avvikelsehantering.
- Instruktioner och arbetsanvisningar (rutiner) — detaljerade anvisningar för specifika arbetsuppgifter, inklusive steg-för-steg-instruktioner och säkerhetsföreskrifter.
- Blanketter och formulär — används för att dokumentera och samla in information: avvikelserapporter, korrigerande åtgärder, klagomålsformulär och kontrollistor.
- Register och listor — sammanställer och håller koll på viktig information: leverantörsregister, revisionsregister, utbildningsregister och avvikelseregister.
- Ämnesspecifika policyer och rutiner — styr specifika områden som personalhantering, incidenter, dokumentkontroll och riskhantering.
Flexibilitet i strukturen
Det är viktigt att notera att de flesta ISO-standarder inte ställer krav på en specifik dokumentstruktur. Varje organisation kan och bör bygga en struktur som är lätt att förmedla till medarbetarna och enkel att underhålla. Det viktigaste är att strukturen är tydlig, uppdaterad och lättillgänglig för de berörda.
Migalons råd: Håll dokumenthierarkin så enkel som möjligt. Många organisationer fastnar i att skriva dokument i stället för att använda dem. Färre, bättre dokument som faktiskt följs är alltid att föredra framför ett imponerande bibliotek som ingen öppnar.
Kontakta oss för att diskutera hur ni bygger en dokumentstruktur som fungerar i er vardag.
Ta kontakt